Outlook est un outil de messagerie électronique (courrier, email,…) disponible en ligne et sous forme de progiciel ; les professionnels disposant de suites Microsoft Office l’utilisent tous les jours. Cet outil est très puissant et possède de nombreuses fonctionnalités. Par conséquent, tout n’est pas facile à comprendre et à utiliser. Voici cinq conseils que vous découvrirez pour tirer le meilleur parti d’Outlook. Voici quelques astuces pour que vous réussissiez à maitriser la boite de réception Outlook. Utilisez la barre de recherche.
Outlook : astuces pour le maitriser
L’outil de messagerie et email Outlook est utilisé par environ 500 millions de personnes et constitue un outil puissant utilisé par de nombreux professionnels depuis sa création en 1997. Au fil des ans, à chaque nouvelle version, Microsoft a amélioré son logiciel de messagerie et ajouté des fonctionnalités qui en font un véritable logiciel de gestion des informations personnelles. Sa fonctionnalité étendue permet à de nombreux utilisateurs de partager des adresses électroniques, des calendriers, des listes de contacts et des horaires de réunion. En raison des performances et des nombreuses fonctionnalités du logiciel, certaines d’entre elles ne sont pas très connues. Dans cet article, nous allons vous présenter cinq d’entre eux pour rendre les e-mails, les tâches et l’organisation plus agréables et plus efficaces ! Outlook vous aide à gérer vos e-mails et à organiser votre travail. Récupérer les courriels envoyés à la hâte, traiter les messages entrants dans votre boite de réception sans être dérangé, planifier les messages, trier automatiquement les trucs de courriels et créer des rappels sont des fonctions très pratiques dans votre travail quotidien. Rendez-vous sur la barre de recherche pour trouver le fichier ou la boite de réception. Vous trouverez aussi des contacts et d’autres astuces pour utiliser Outlook.
Rappeler les messages envoyés : astuces d’utilisation
Il est fréquent que des messages soient envoyés sans pièce jointe ou sans texte complet, qu’ils ne soient pas envoyés au bon destinataire ou qu’il s’avère qu’ils ont déjà été envoyés. Dans ce cas, Outlook a la possibilité de rappeler les messages envoyés. Pour ce faire, sélectionnez le message électronique que vous souhaitez révoquer dans « Messages envoyés », cliquez sur « Actions » et sélectionnez « Rappeler le message ». C’est ça !
Travailler hors ligne
Vous pouvez vouloir utiliser Outlook sur un fichier hors ligne pour diverses raisons, par exemple, si vous ne disposez pas d’un réseau, si vous voulez modifier votre courrier électronique en toute sécurité ou si vous voulez le partager avec plusieurs utilisateurs. Si vous n’êtes pas connecté à Internet, les messages, les tâches partagées ou les invitations que vous créez seront envoyés dès que Outlook sera reconnecté au réseau. Si vous choisissez de travailler hors ligne, vous devez sélectionner Travailler hors ligne dans le menu Envoyer/Recevoir. Le bouton est mis en évidence pour garantir que toutes les actions effectuées sont envoyées ou notifiées dès que l’utilisateur revient au travail en ligne. Le bouton Travailler hors ligne ne sera plus mis en évidence et les messages, tâches et invitations seront envoyés dès la connexion à l’outil.
Archivage automatique par e-mail
Vous avez besoin de temps et d’espace pour traiter vos messages. En termes d’organisation et de tâches de planification, il peut être pratique de classer les messages dans des dossiers et de laisser les utilisateurs les modifier comme bon leur semble – c’est une bonne chose qu’Outlook puisse automatiser l’archivage et le placement des e-mails dans les dossiers pertinents. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’e-mail, sélectionnez « Règles » dans le menu déroulant et choisissez « Créer une règle ». Une fenêtre s’ouvre dans laquelle vous pouvez sélectionner des éléments tels que l’expéditeur, l’objet du courriel, le destinataire, etc. Vous devez ensuite définir les actions à effectuer, notamment le processus de déplacement automatique des messages qui répondent aux critères sélectionnés vers un dossier spécifique. À partir de cette fenêtre, vous pouvez accéder aux « Options avancées », où vous pouvez définir des règles plus détaillées.
Planification de l’envoi des messages
Pour gérer et organiser le temps et les tâches, les utilisateurs peuvent avoir besoin de rédiger à l’avance des courriels qui seront envoyés à une date ultérieure. Outlook dispose d’une fonction permettant de planifier l’envoi de messages. Pour utiliser cette fonction, au lieu de cliquer sur le bouton « Envoyer » après avoir composé un message, cliquez sur la flèche vers le bas à côté du bouton. Sélectionnez « Envoyer plus tard » dans le menu déroulant. Une fenêtre apparaît dans laquelle vous pouvez définir la date et l’heure d’envoi de l’e-mail. Bien entendu, vous devez être connecté à Internet et le logiciel doit être activé pour envoyer le message au moment souhaité.
Rappels de suivi par courriel
En raison du grand nombre d’e-mails qui arrivent chaque jour, il est facile d’oublier de les traiter ou d’y répondre. Pour éviter de telles erreurs, Outlook propose une fonction de rappel de suivi des messages. Pratique et facile à utiliser, cette fonction vous permet de créer des rappels dans votre calendrier Outlook. Pour ce faire, il suffit de sélectionner les messages que vous souhaitez modifier et de les faire glisser vers l’icône du calendrier Outlook. Une fenêtre s’ouvre dans laquelle l’utilisateur peut créer un événement directement lié au message en cours d’édition. Au moment opportun, un rappel apparaîtra avec l’e-mail correspondant. Il ne reste plus qu’à l’éditer ! Outlook est un outil puissant de gestion des e-mails et des tâches, doté de nombreuses fonctionnalités. Les conseils ci-dessus permettent d’en faire bon usage et d’augmenter la productivité. Pour exploiter davantage les ressources des logiciels Microsoft office, nous vous recommandons de suivre notre cours de formation sur Outlook.
